Umowa o poufności, która powinna być zachowana między stronami często okazuje się niezbędna już na etapie przystąpienia do negocjacji. Kontrahenci, którzy chcą zlecić pewne usługi do wykonania drugiej stronie obawiają się ujawnienia przekazanych szczegółów, przede wszystkim wtedy, gdy do współpracy nie dojdzie. Straty, jakie mogliby ponieść w wyniku tego mogłyby być ogromne. Świetnym zabezpieczeniem jest wówczas umowa o poufności. Ze względu na ogromne znaczenie i ważność tego rodzaju umowy zaczynamy ją omawiać w ramach serii “Czwartkowa Umowa”.

Na gruncie polskiego prawa kwestia zachowania poufności została zawarta w art. 72(1) Kodeksu cywilnego (i dotyczy to również obrotu nieprofesjonalnego, czyli nie tylko między przedsiębiorcami) oraz w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Celem obu regulacji jest ochrona interesów stron, które ujawniają informacje poufne.

Obowiązek zachowania informacji przekazywanych drugiej stronie w poufności często formułowany jest również w umowie o negocjacje oraz jako dodatkowy paragraf w umowie, obejmującej już wykonanie konkretnego zlecenia. Wszystko zależy od tego, na jakim etapie znajdują się rozmowy, na jakim etapie przekazujemy informacje poufne oraz jaki jest stopień zaufania pomiędzy stronami i waga tychże informacji.

Pamiętaj!

Tajemnice handlowe Twojego przedsiębiorstwa podlegają ochronie na gruncie Kodeksu cywilnego i nie wymagają wykazania przez Ciebie ich poufności i wartości majątkowej!

Oznacza to, że druga strona jest zobowiązana nie ujawniać ich nikomu, nawet bez Twojej prośby w tym zakresie lub spisania jakiejkolwiek umowy. Nie może ona wykorzystywać poufnych informacji dla celów niezwiązanych z zawarciem i wykonaniem negocjowanej umowy, bądź w ogóle poza stosunkami gospodarczymi z Tobą.

Inaczej rzecz się ma w kontekście ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która formułuje pojęcie “tajemnicy przedsiębiorstwa”.

Różnica pomiędzy “tajemnicą przedsiębiorstwa” a informacją poufną.
Przez tajemnicę przedsiębiorstwa (tajemnicę handlową) rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje:
– techniczne,
– technologiczne,
– organizacyjne przedsiębiorstwa,
– inne informacje posiadające wartość gospodarczą.

Przedsiębiorca musi podjąć w stosunku do tych informacji niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, na przykład zastrzec w dokumentacji przetargowej sposób obliczania ceny i metody kosztorysowe, z czego będzie wynikać, że Zamawiający nie może ich ujawnić.

Inaczej ma się sprawa z informacjami poufnymi (w kontekście Kodeksu cywilnego). W stosunku do nich wystarczy, że przedsiębiorca złoży oświadczenie w dowolnej formie (więc ustnie także!), że konkretne informacje podlegają ochronie. Decyduje o tym on sam.

Abstrahując od różnic i podobieństw zalecam zastrzec poufność wszelkich istotnych dla nas informacji w umowie na piśmie.

Autor: Ilona Przetacznik

Stan prawny na dzień 12.04.2015 r.